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A保險(xiǎn)公司河北省分公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

論文堡日期：2024-01-08 20:27:39 點(diǎn)擊：300

a保險(xiǎn)公司河北省分公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化思考

本文是一篇財(cái)務(wù)管理論文，筆者認(rèn)為在數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及人工智能背景下，如何利用先進(jìn)科技手段推動(dòng)現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)一步轉(zhuǎn)型升級(jí)，如何推動(dòng)共享中心在會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)上進(jìn)一步構(gòu)建數(shù)據(jù)搜集整理分析中心，成功推動(dòng)企業(yè)管理會(huì)計(jì)體系的建設(shè)，成為擺在我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要從理論和實(shí)踐上同時(shí)探索未來(lái)數(shù)字化財(cái)務(wù)共享服務(wù)升級(jí)再造的方向與路徑。

1 緒論
1.1 研究背景及意義
20 世紀(jì) 80 年代，美國(guó)通用、福特等先進(jìn)企業(yè)率先提出了共享服務(wù)這一管理模式。共享服務(wù)就是通過(guò)獨(dú)立的共享服務(wù)中心來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的批量操作和資源的整合，集中處理不同部門之間的相似業(yè)務(wù)，把重復(fù)設(shè)置的崗位及流程進(jìn)行統(tǒng)一，通過(guò)規(guī)模化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)來(lái)降低單位成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。21 世紀(jì)以來(lái)，隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科技信息手段的不斷提升，共享服務(wù)這種管理模式得到越來(lái)越多企業(yè)的認(rèn)可，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，從制造型企業(yè)到科技密集型企業(yè)，從財(cái)務(wù)管理到人力資源管理，共享服務(wù)成為企業(yè)發(fā)展越來(lái)越推崇的管理模式。在中國(guó)，由于與世界經(jīng)濟(jì)對(duì)接比較晚，并且中國(guó)地域廣、民族多，不同的風(fēng)俗習(xí)慣、法律法規(guī)、商業(yè)慣例導(dǎo)致企業(yè)建立共享中心十分困難，即使在實(shí)現(xiàn)規(guī)模化生產(chǎn)的超大型企業(yè)中應(yīng)用也不多。但隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)與世界經(jīng)濟(jì)交流越來(lái)越深入，越來(lái)越多中國(guó)企業(yè)開始謀劃或?qū)嵤┴?cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，國(guó)內(nèi)企業(yè)已經(jīng)十分關(guān)注財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展情況，同時(shí)期望通過(guò)共享中心的建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。
本文結(jié)合 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行狀況，闡述了一系列企業(yè)集團(tuán)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)理論，并分析了目前業(yè)務(wù)流程中存在的問(wèn)題，結(jié)合業(yè)務(wù)流程改造理論，提出了解決方案，有助于 a 保險(xiǎn)公司優(yōu)化共享中心的運(yùn)營(yíng)模式，完善業(yè)務(wù)流程，提升財(cái)務(wù)管理水平，也為其他大型企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心、進(jìn)行財(cái)務(wù)流程優(yōu)化提供了有益的參考，為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和更有效的財(cái)務(wù)管理提供了幫助。
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1.2 國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)綜述
1.2.1 國(guó)外文獻(xiàn)綜述
20 世紀(jì) 80 年代，歐洲開始興起財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心這種管理模式。福特公司率先成立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，把大量類似業(yè)務(wù)集中到中心來(lái)辦理，實(shí)現(xiàn)資源整合，國(guó)外研究也形成了比較全面透徹的理論體系。
jasen（2011）等人對(duì)“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”這種管理模式進(jìn)行了深入的研究。根據(jù)他們的研究可以得出，財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種具有長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃的新型商業(yè)模式和企業(yè)戰(zhàn)略，這種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理方式本身就是通過(guò)整合具有相類似特征的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)服務(wù)的資源，再按照合理規(guī)范的方法重新進(jìn)行分配，以此來(lái)提高工作效率，從而全面提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
johnson（2012）通過(guò)長(zhǎng)期的研究發(fā)現(xiàn)“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)集中處理與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息并共享各項(xiàng)業(yè)務(wù)的一個(gè)過(guò)程，把人力、物力等各類資源整合在一起，通過(guò)采取這種規(guī)模化處理的模式有效地提升共享服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)和服務(wù)的質(zhì)量和安全性，進(jìn)而達(dá)到有效地節(jié)約共享服務(wù)運(yùn)營(yíng)時(shí)間和成本的戰(zhàn)略性目的。
研究顯示世界 500 強(qiáng)企業(yè)中應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)這種管理模式的企業(yè)達(dá)到 70%以上，這些企業(yè)通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心大大降低了運(yùn)行成本。因此，全球先進(jìn)企業(yè)紛紛開始探索建立這種財(cái)務(wù)模式，以降低企業(yè)運(yùn)行成本，提升管理水平，增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

圖 3-1 財(cái)務(wù)共享中心組織架

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2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)理論概述
2.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)的內(nèi)涵
2.1.1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)的概念
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是在 robert gunn 等人提出的共享服務(wù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)，共享服務(wù)這種模式興起于 20 世紀(jì)末期，其內(nèi)核就是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行整合，從而使分散的資源得以集中，之后通過(guò)在內(nèi)部共享科技信息、人力物力等服務(wù)，使各部門發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)整體實(shí)力。哈佛教授 bergeron 認(rèn)為，共享服務(wù)不僅是人們觀念上的創(chuàng)新，還是一種服務(wù)平臺(tái)，涉及了財(cái)務(wù)管理、人力資源、科技信息等企業(yè)發(fā)展所涉及的各個(gè)領(lǐng)域。在目前繁雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，我們與共享服務(wù)密不可分，每個(gè)人都會(huì)直接或間接的參與到這種服務(wù)中來(lái)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行組織變革，將分公司的費(fèi)用審核、資金支付、賬務(wù)處理等業(yè)務(wù)集中到共享中心來(lái)處理，將空閑出的工作的人員進(jìn)行轉(zhuǎn)崗，實(shí)現(xiàn)了職能的集中。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程以及大量簡(jiǎn)單重復(fù)的機(jī)械化操作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的集中。
我國(guó)學(xué)者張瑞君和陳虎等人認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立實(shí)現(xiàn)了人員集中和相似業(yè)務(wù)集中處理，能夠以最低的成本、最高的效率來(lái)滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要。通過(guò)這種財(cái)務(wù)管理方式，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)的批量化、集中化操作，大大降低了企業(yè)的運(yùn)行成本，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，同時(shí)提升集團(tuán)運(yùn)營(yíng)效率，提升企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益，越來(lái)越多的企業(yè)開始關(guān)注并探索在內(nèi)部建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
2.1.2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)與會(huì)計(jì)集中核算的區(qū)別
目前我國(guó)很多企業(yè)集團(tuán)通過(guò)會(huì)計(jì)集中核算的方式來(lái)加強(qiáng)對(duì)分公司的管控，有些管理者認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是會(huì)計(jì)集中核算，這兩種方式都是把分散的資源和業(yè)務(wù)集中在一起，實(shí)現(xiàn)類似業(yè)務(wù)的批量處理，其實(shí)不然，財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)該是會(huì)計(jì)集中核算的高級(jí)階段。二者區(qū)別如表 2-1 所示。

表 2-1 會(huì)計(jì)集中核算與財(cái)務(wù)共享服務(wù)的區(qū)別

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2.2 業(yè)務(wù)流程再造理論
bpr(business process reengineering/business process re-engineering/businessprocess redesign，業(yè)務(wù)流程重組) 理論是目前各個(gè)學(xué)者和各個(gè)公司研究的熱點(diǎn)。20 世紀(jì)末，美國(guó)邁克爾.漢默先生率先提出這個(gè)概念，之后美國(guó)的一些大公司，如通用汽車、福特汽車等陸續(xù)在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施 bpr，希望通過(guò)企業(yè)流程重組來(lái)提高運(yùn)營(yíng)效率。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在該理論的指導(dǎo)下，這些企業(yè)精簡(jiǎn)工作環(huán)節(jié)，理順業(yè)務(wù)流程，極大提升了經(jīng)濟(jì)效益，于是越來(lái)越多的企業(yè)開始重視 bpr 的實(shí)際應(yīng)用。
業(yè)務(wù)流程再造就是打破現(xiàn)有的工作流程和工作方式，不再局限于現(xiàn)在的部門和工作環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理，以一種最經(jīng)濟(jì)、最高效的方式來(lái)保證企業(yè)運(yùn)行，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程調(diào)整企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，從而完成業(yè)務(wù)流程重組。企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造理論包括了企業(yè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，主要包含以下幾方面:
一是業(yè)務(wù)流程再造的指導(dǎo)思想以及以及這些思想如何在支持企業(yè)流程再造過(guò)程中發(fā)揮作用。流程再造的指導(dǎo)思想包含但不限于企業(yè)應(yīng)當(dāng)圍繞結(jié)果進(jìn)行流程改造、讓消費(fèi)者和上下游企業(yè)參與到流程改造設(shè)計(jì)中來(lái)等，涵蓋了管理學(xué)家的研究成果以及各個(gè)實(shí)施企業(yè)流程再造的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
二是業(yè)務(wù)流程再造過(guò)程中需要用到的流程優(yōu)化方法和工具。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的工具方法有很多，如：優(yōu)化流程順序、剔除非增值環(huán)節(jié)、壓縮無(wú)效消耗、模板化與標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化與信息化、資源重新配置、端到端打通、流程中心型組織變革、分權(quán)等等。這些方法和工具促進(jìn)了企業(yè)流程再造的實(shí)踐，為企業(yè)流程再造提供了具體的分析、設(shè)計(jì)和實(shí)施技術(shù)，確保企業(yè)流程再造的順利進(jìn)行。本文結(jié)合 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題，結(jié)合剔除非增值環(huán)節(jié)、模板化與標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化與信息化來(lái)提出流程優(yōu)化方案。
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3 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展現(xiàn)狀
3.1 a 保險(xiǎn)公司簡(jiǎn)介

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3.2 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展簡(jiǎn)介

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3.3 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

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4 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程問(wèn)題分析
4.1 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問(wèn)題訪談
4.1.1 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問(wèn)題訪談內(nèi)容

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4.1.2 訪談結(jié)果分析

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5 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化對(duì)策
5.1 費(fèi)用審核流程優(yōu)化
5.1.1 業(yè)務(wù)審核模板化與標(biāo)準(zhǔn)化
在費(fèi)用報(bào)銷方面，由于涉及 13 家市級(jí)分公司，業(yè)務(wù)種類較多，審核人員較多，為了避免“一人一個(gè)樣”現(xiàn)象的產(chǎn)生，需要建立詳細(xì)的費(fèi)用審核規(guī)范，通過(guò)作業(yè)流程圖、各種文件、規(guī)章制度等形式將審核規(guī)范模板化，中心任何一名工作人員依據(jù)審核模板能夠?qū)γ恳还P費(fèi)用做出相同的處理。
根據(jù) 5w1h3r 分析法，我們可以從以下方面著手建立統(tǒng)一的審核模板：
(1)人員 (who) —由中心分管主任指導(dǎo)監(jiān)督，審核組組長(zhǎng)牽頭，中心業(yè)務(wù)審核人員具體負(fù)責(zé)，地市分公司財(cái)務(wù)協(xié)助。
(2) 時(shí)間 (when) —審核費(fèi)用過(guò)程中以及審核完成之后。
(3) 場(chǎng)所 (where) —中心費(fèi)用審核組以及地市、縣支分公司財(cái)務(wù)處。
(4) 對(duì)象 (what) —各分公司費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)類型。
(5) 為什么 (why) —根據(jù)企業(yè)管理制度要求，不同業(yè)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)不一。
(6) 方式 (how) —審核人員在平時(shí)費(fèi)用審核中，記錄自己所負(fù)責(zé)分公司費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)都有哪些類型，與以前相比有那些變化，審核組組長(zhǎng)定期或不定期召集審核人員進(jìn)行交流，同一業(yè)務(wù)建立統(tǒng)一的詳細(xì)的審核標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)業(yè)務(wù)類型的變化隨時(shí)增加、調(diào)整審核標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)可以建立費(fèi)用審核人員輪換制度，負(fù)責(zé)同一分公司費(fèi)用審核的人員定期輪換，有助于規(guī)范上報(bào)的費(fèi)用審核手續(xù)，幫助共享中心發(fā)現(xiàn)費(fèi)用審核中標(biāo)準(zhǔn)不一的地方進(jìn)而建立更加規(guī)范、詳細(xì)的費(fèi)用審核制度。
(7) 資源 (resource) —所有涉及費(fèi)用報(bào)銷以及費(fèi)用審核的人員、相關(guān)人員的工作辦公室、會(huì)議室等。
(8) 結(jié)果 (result) —建立詳細(xì)、規(guī)范并隨時(shí)更新的費(fèi)用審核標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)。
(9) 關(guān)聯(lián) (relation) —供應(yīng)商、各分公司員工、共享中心審核人員及主任。
經(jīng)過(guò)上述流程改造步驟，可以統(tǒng)一各個(gè)地市分公司的審核標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)以書面說(shuō)明、流程圖和表單的形式將審核模板化，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批、各類財(cái)務(wù)核算的一致性。

5.1.2 剔除流程中非增值環(huán)節(jié)
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6 主要結(jié)論與研究展望

6.1 主要結(jié)論

本文主要針對(duì) a 保險(xiǎn)公司河北省分公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化問(wèn)題進(jìn)行研究，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查法和訪談法獲取研究數(shù)據(jù)及信息，根據(jù)所得結(jié)果總結(jié)費(fèi)用審核流程、資金集中管理流程、會(huì)計(jì)核算流程存在的問(wèn)題，針對(duì)這些原因提出解決對(duì)策，幫助 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升作業(yè)效率，提升綜合管理能力。主要有如下結(jié)論：
第一，以 a 保險(xiǎn)公司河北省分公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程為研究對(duì)象，以業(yè)務(wù)流程改造理論為基礎(chǔ)，結(jié)合文獻(xiàn)研究法、問(wèn)卷調(diào)查法及訪談法，全面分析了 a 保險(xiǎn)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題，大致分為 3 個(gè)方面：費(fèi)用審核流程標(biāo)準(zhǔn)化程度不高且流程較長(zhǎng)、資金集中管理流程風(fēng)險(xiǎn)控制力度不夠、會(huì)計(jì)核算流程信息化程度低。分析了出現(xiàn)此類問(wèn)題的原因：信息技術(shù)利用不足、流程管理體系缺乏、內(nèi)控制度不夠完善。
第二，針對(duì) a 保險(xiǎn)公司河北省分公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題，結(jié)合業(yè)務(wù)流程重組中的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法，提出費(fèi)用審核流程、資金管理流程、會(huì)計(jì)核算流程的改進(jìn)措施，包括業(yè)務(wù)審核模板化與標(biāo)準(zhǔn)化、剔除非增值環(huán)節(jié)簡(jiǎn)化審核流程、加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)管提升審核質(zhì)量、重視信息系統(tǒng)安全性建設(shè)、建立完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化與信息化、建立流程管理體系、加強(qiáng)部門溝通、提升員工素質(zhì)等。
第三，保險(xiǎn)公司是應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心這種模式的典范，而 a 保險(xiǎn)公司是保險(xiǎn)行業(yè)的領(lǐng)頭軍，并且該企業(yè)的共享服務(wù)中心成立已有十年之久，運(yùn)行平穩(wěn)的同時(shí)也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題非常具有代表性，因此期望其他從事該行業(yè)的共享中心解決業(yè)務(wù)流程問(wèn)題時(shí)能夠應(yīng)用本文的研究。
參考文獻(xiàn)（略）

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