淺談檔案行政管理平臺建設

　　前言

　　近年來，隨著信息化建設和發展，用于協助辦公的各行政管理平臺被廣泛使用，大大提高了工作效率。各門類平臺呈現專業性強、適用面廣等特點，不僅能為相關部門提供業務指導、網上業務辦理等服務，還有利于加強對各單位的監督指導。目前，檔案業務還缺少一個行之有效的行政管理平臺，用以提供檔案業務指導交流，整合業務模塊，實現檔案業務集約化平臺管理。

　　1目前檔案工作開展方式

　　1.1會議與培訓

　　會議與培訓是檔案業務最常開展的形式。以北京市為例，北京市檔案局通過線下或線上會議方式將最新修訂的檔案法、檔案事業發展規劃、檔案工作精神等向其它檔案部門傳達；同時，北京市檔案局每年舉辦各類線下學習，包括崗位業務培訓、繼續教育等。培訓從檔案工作概述、檔案法規、各門類檔案管理規范等方面，為學員搭建系統的檔案工作思路和框架。對初入職的檔案員，各類培訓是快速了解并開展工作的最好方式之一。

　　1.2線下執法監督檢查

　　北京市檔案局采取“雙隨機—公開”的形式，以五年為一個檢查周期對檢查對象進行行政執法實地抽查，并在北京市檔案信息網公布檢查結果。檢查內容包括：檔案工作責任制和管理制度落實情況、檔案人員管理情況、檔案基礎業務工作情況、對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況、檔案庫房、設施、設備和檔案經費使用情況、檔案信息化建設和信息安全保障情況、檔案違法、違紀情況等多個方面。與行政機關事業單位的黨建、保密、宣傳等工作方式不同，在檔案工作中，實體檔案占有較大比例，僅通過報送信息、總結等方式無法檢查到位。通過行政執法檢查，可實地對各單位和部門的檔案管理、檔案安全保管、檔案存放設備等項目展開全面排查，同時也是對被檢查檔案部門的工作指導與監督，督促和推進檔案工作的完善和發展。對各專兼職檔案員來說，線下的檔案行政執法檢查是對近幾年本單位檔案工作的重新梳理、規范的過程，有利于查漏補缺。

　　1.3工作群等方式業務交流

　　信息技術的發展促生了許多新興的溝通渠道，微信工作群、qq工作群、企業微信等以業務交流為初衷的現代化溝通方式應運而生，助力提升辦公效率。相比于傳統的各單位間的溝通方式，工作群能更加快捷和高效地達到溝通目的，且在一定程度上節約時間、人力和物力成本，因此被廣泛使用。

　　2目前檔案工作開展中存在的問題

　　2.1線下會議培訓等受環境影響因素大一是在目前新冠肺炎疫情影響下，舉辦大型會議、培訓等人員聚集性活動不符合相關防疫要求。自疫情爆發以來，線下會議培訓等多有停滯，多以視頻形式替代，但部分市屬高校、企業等不具備視頻會議條件，這對檔案工作的開展造成了一定困難；二是線下培訓參會人員較多，確定會議場所、安排會務、通知參會人員等一系列工作也會耗費較大人力和物力。

　　2.2實地監督檢查耗費人力較大，且檢查周期較長以北京市為例，全市檔案執法檢查對象上百家，而市檔案局負責“雙隨機—公開”檢查的工作人員有限。就目前來看，同一家被檢查單位兩次被檢查間隔約為5年，如在檢查期間出現歸檔問題，很難被及時發現。一旦在檢查中發現問題，前數年的檔案整理可能面臨重新修改甚至返工，大大降低了工作效率。

　　2.3工作群業務交流受政策影響大

　　工作群的設立是為了方便溝通，簡化工作程序。但部分工作群逐漸滋生了形式主義，給基層工作造成了較大壓力。為此，近期全國各省市開展了“指尖上的形式主義”專項清理整治行動，部分工作群因此被停用解散，前期在工作群內建立的工作聯絡溝通方式受到不同程度的影響。

　　2.4各單位行政信息互通方式不統一，檔案業務工作文件傳達不及時

　　北京市檔案部門包含各區檔案局、檔案館，市屬各部、委、辦、局、總公司（總集團）、人民團體檔案部門等，涉及單位范圍面廣，溝通渠道多有不同。以北京市屬單位為例，非涉密文件可發布在北京市檔案信息網上，或通過傳真、微信群內分享等方式傳輸；涉密文件可通過安全郵件系統、電子公文傳輸系統等方式傳輸電子版，或通過機要交換、派專人到現場領取等方式傳輸紙質版涉密文件。由于各單位可接收文件的方式各不相同，市檔案局需一一核對各單位接收的方式，分門別類地發送文件材料，文件下發的時效會受到影響。部分單位收到文件后還需向所屬基層檔案部門繼續下發，導致基層檔案部門收到通知時已接近要求上報的截止日期，對工作開展造成困擾。目前還沒有一個將文件、通知、學習材料等統一下發的行政管理平臺。

　　2.5檔案員缺少業務培訓

　　北京市各檔案部門所在單位行業范圍范圍廣，各單位專、兼職檔案員的培訓學習需求各有不同，經常性地開展全市范圍的有針對性的檔案業務培訓存在一定難度。部分市屬單位只有1-2名兼職檔案員負責全單位的檔案工作，檔案工作的開展和學習還處于傳統的“傳、幫、帶”的模式，專業性和系統性遠不及檔案業務培訓，這會對未來的檔案工作開展留下隱患。

　　3對檔案行政管理平臺的設想

　　3.1提供檔案業務指導

　　3.1.1可以在檔案行政管理平臺上以視頻方式提供檔案專業知識視頻分享欄目。目前，以視頻方式進行知識共享已蔚然成風，這也符合當今新媒體傳播主流。參考北京長城網、學習強國等平臺，各視頻播放量不在少數。相比于文字，視頻更生動活潑，通俗易懂。可用視頻的方式錄制檔案工作專題講座、檔案整理歸檔要點展示、檔案室建設規范講解等內容，在檔案行政管理平臺上設置專欄存放，供檔案員登錄學習。這很好地解決檔案員不便參加線上線下會議的問題，不受時間和空間限制，且視頻可重復觀看。各專、兼職檔案員可隨時登錄檔案行政管理平臺觀看視頻，鞏固業務知識要點，完善工作細節，提高工作要求

　　3.1.2可在檔案行政管理平臺上將非涉密的檔案工作會議精神、會議材料等電子文件上傳，供專、兼職檔案員學習。這樣有效節約了一定的時間和人力成本，減少因各單位接收文件方式不同而導致的文件下發時間較長的問題。

　　3.2提供交流平臺

　　從行政機關事業單位的業務開展來看，傳統的線下培訓、座談交流、現場業務辦理等方式逐步被線上管理平臺所取代。如“黨員e先鋒”外網，集北京市基層黨建綜合管理平臺、黨員個人與黨組織互動平臺等為一體；“北京電子政務內網門戶網站”內網，集電子文件傳輸系統、安全郵件系統、信息平臺等為一體。參考國務院參事室中央文史研究館搭建的“全國參事室文史館信息系統”外網，系統上設置了各省市參事室文史館的機構管理、文檔管理、系統歸檔管理等專欄，由各省市參事室文史館定期在系統上進行數據更新，保證數據準確性。其中，機構管理分為各單位總體情況和通訊錄等幾項，為各省市互相聯絡提供參考；文檔管理分為國務院參事室中央文史研究館下發的通知和各省市參事室文史館上傳的年度總結、工作計劃、亮點工作等，各省市參事室文史館登陸系統后均可查看參閱，開展業務交流。

　　檔案行政管理平臺可設置各檔案部門的簡介專欄，包括檔案館（室）概況、檔案人員、通訊錄等欄目，由各檔案部門定期更新數據；此外，還可設置業務交流專欄，將各檔案部門中期自查報告、年度檔案總結等通過平臺上傳，便于各檔案部門橫向參考和學習同系統的檔案工作開展情況以及特色亮點，促進自身檔案工作開展。市檔案局可通過平臺及時了解和監督管理各檔案部門業務開展情況，實現動態監管。

　　3.3整合其它檔案業務模塊

　　檔案行政管理平臺應集檔案業務指導、檔案業務交流、檔案業務辦理一體。檔案年度統計報表、檔案會議報名等欄目均可設置在檔案行政管理平臺內，檔案員登錄平臺即可在線填報，解決目前檔案年度統計報表軟件在國產計算機上無法下載安裝的問題，簡約參會回執反饋程序，提高平臺利用率和集成化程度。

　　3.4監督檢查檔案工作

　　可在行政管理平臺上設置監督檢查專欄，將部分實地監督檢查項目列入專欄，實現檔案工作監督的線上化、常態化。各單位檔案部門按檔案局要求實時更新數據即可，適當弱化檔案實地檢查影響，做到有問題及時發現、及時整改，把檔案工作從細節完善到平時落實。

　　4結語

　　檔案行政管理平臺的建設將有力推動檔案局對各單位檔案部門的監督指導，提供一個學習、交流、線上業務填報辦理的平臺，加強各單位檔案部門間的溝通與交流，促進檔案工作的信息化發展邁上新臺階。

　　參考文獻（略）

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