企業辦公室行政管理工作創新途徑探討

　　一、引言

　　目前，我國企業面臨著諸多挑戰，企業要想保持一定的競爭優勢，強化行政管理是必然要求。行政管理工作作為企業現代化經營中的構成要素，對企業的發展具有重要意義。但新形勢下我國企業行政管理工作中還有不少問題需要解決，為了更好地規劃企業發展方向，必須要創新行政管理的方式方法。應對當前經濟形勢和企業發展特點進行綜合考慮，從企業辦公室行政管理的角度出發，對企業辦公室行政管理工作的創新路徑進行研究和探討，從而為企業運營效率的提升奠定基礎。

　　二、企業辦公室行政管理工作中存在的問題

　　1.內部制度體系不健全

　　內部制度作為規范企業辦公室的辦公方式、提高辦事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的內部制度體系能夠為企業辦公室行政管理提供強有力的支撐。但目前，企業辦公室的內部制度體系還存在著許多漏洞，對企業辦公室發揮管理職能產生了消極影響。

　　最嚴重的問題是，企業在構建內部制度體系時，沒有經過綜合的考慮和審查，只簡單建立制度框架，對框架內的具體內容設置不合理，脫離了員工工作的實際需求，制度實施起來較為困難。而且，在制定內部制度時，沒有與企業的其他部門進行充分的溝通和交流，導致內部制度與其他部門的相關規范相互分離，甚至產生矛盾沖突，使制度體系缺乏嚴謹性。

　　此外，在內部制度制定完成后，未根據制度的關鍵內容進行統籌規劃，沒有使其轉化成系統化、規范化的方案流程。在實施內部制度后，也未對制度的執行進行全面的監督，對違反該制度的行為沒有建立相應的懲罰機制，相關的輔助機制還需要完善。

　　2.協調職能發揮不全面

　　隨著企業的發展，其生產項目不斷增加，經營范圍逐漸擴大，企業辦公室行政管理工作的對象數量大幅度增加，這對企業辦公室的行政管理工作提出了更高的要求和標準。從企業辦公室的實踐情況出發，影響其協調職能有效發揮的原因主要有以下兩個方面：

　　第一，管理溝通機制不健全。企業辦公室在發揮輔助決策作用時，需要以自身的協調職能為基礎，加強各部門之間的聯系，使各個部門所掌握的信息能夠流通，使企業決策能夠上通下達。但因缺乏完善的管理溝通機制，削弱了企業辦公室的協調效果，從而加大了行政管理工作的難度系數。

　　第二，還存在行政管理形式化的問題，未能將管理制度具體實施于企業生產經營的各個環節，還需要進一步完善管理體系，減少制度的冗余，明確各個管理部門以及相關管理人員的權責，規范管理組織結構。

　　3.業務技能水平差異大

　　企業辦公室的工作人員要具備一定的專業能力，以便其能做好行政管理工作。在市場經濟體制不斷深化的背景下，企業需要抓住轉型的機會，企業辦公室在此階段也要做好行政管理工作為企業組織結構優化提供基礎。

　　但目前企業辦公室的工作人員的整體素質還有待提高，部分工作人員缺乏對行政管理的認識，從而導致企業的各個部門的運轉效率減緩，各部門之間在交叉工作上缺乏配合，企業的經營管理者也不能得到員工所反饋的意見，無法深入了解企業決策的實施情況，影響了企業生產經營的生態循環。

　　此外，還有部分工作人員對企業管理方面的知識缺乏了解，對自己所需要完成的工作業務不熟悉，未能形成行政管理知識框架，再加上企業還未建立完善的培訓機制，導致企業行政效率降低。

　　4.激勵機制還需優化完善

　　作為一個將經營利益作為追求目標的經營組織，企業有著十分強烈的成本控制意識，新的收入分配機制已經完全取代了傳統的分配思想。然而，在研究了企業辦公室薪酬制度后，可以發現大部分企業將重點放在專業管理部門和技術管理部門上，企業辦公室員工普遍存在著的薪酬待遇和晉升機制不合理的問題，由此導致企業辦公室的員工缺乏工作的激情和活力，并且在開展行政管理工作時，容易產生挫敗的情緒。

　　還有部分企業辦公室員工的晉升存在問題，這嚴重打擊了企業辦公室的新員工的工作積極性。為了激發企業辦公室工作人員的工作熱情，還需要建立一套科學有效、獎懲明確、競爭有序的激勵機制。

　　5.培訓機制不完善

　　長期以來，人們錯誤地認為企業辦公室的行政管理工作不具備技術性和專業性的，只是一項簡單地傳達企業領導決策、溝通上下的工作。但從實際上來講，企業辦公室的行政管理是一項高度專業化的工作，它也需要一定的理論基礎和實踐技能。

　　企業辦公室都有自己處理文件、會議和內外事務的知識和理論體系。從事行政管理工作的員工應該要接受專業的、規范的培訓，并具備與工作相關的專業能力和綜合素質。例如公文處理、公文格式標準、禮儀接待規范等。然而，目前的很多企業還沒有針對辦公室工作人員建立培訓體系，部分企業的培訓體系不健全，企業辦公室工作人員的培訓沒有納入企業的年度培訓計劃。

　　三、企業辦公室行政管理工作的創新途徑

　　1.建立健全內部制度

　　完善優化企業辦公室的內部管理制度是增強企業規范化、專業化管理的重要手段。企業辦公室通過健全內部管理制度，不斷提升企業的行政管理能效，幫助企業實現長遠發展的目標。首先，企業辦公室應對自身所肩負的職責進行深層次分析，從管理的視角出發，明確內部制度的具體負責人，為建立健全制度體系做好準備。其次，要對企業辦公室內部管理制度體系進行綜合的考慮和深入的研究，明確各項制度的具體內容，以協調各方為基本原則，確認各項制度與企業其他的制度規范不存在沖突。

　　隨后，要加強對內部管理制度的宣傳，嚴格按照制度辦事，使內部制度能夠落實到位，確保所做出的行為都有章可循，建立辦公管理體系的長效機制。最后，建立內部管理的維護機制，定期或不定期地組織辦公人員對內部管理體系進行檢驗與審查，提高制度體系的運轉效率。

　　2.強化綜合協調職能

　　為了進一步增強發展能力，企業需要與市場和社會建立更加緊密的聯系，加強與其他企業和企業二級單位的溝通以及企業各個部門之間的交流。作為信息傳遞的重要途徑，企業辦公室的價值得到進一步彰顯，對企業辦公室的綜合協調能力提出了更高的標準。

　　首先，企業辦公室需要明確綜合協調能力的重要性，深刻理解其在企業轉型升級以及企業提高管理效率的意義。積極主動地承擔協調責任，在工作過程中把握協調的平衡程度。其次，企業辦公室需要充分了解企業管理者對行政管理工作的相關看法，根據管理層提出相關意見或建議，來不斷調整工作模式。同時，企業辦公室還需要堅持標準化的工作流程，以大局觀念來統籌規劃行政管理工作，平衡與行業內企業以及企業內部之間的關系，為開展管理工作創造良好的氛圍，使管理活動能夠保持一定連貫性。除此之外，企業辦公室要認清自己肩負的責任以及角色定位，樹立清晰的權責意識以進一步強化綜合協調職能。

　　3.提高辦公室人員的綜合素質

　　隨著企業的行政管理向規范化、專業化方向深化，需要進一步增強企業辦公室人員的業務能力來滿足企業的發展需要。企業辦公室的工作人員必須要優化自己的工作模式，培養綜合能力。從多維度的視角全面增強工作能力，加強履職能力，保證行政管理工作高水準完成，首先，工作人員依據企業員工的實際需求和企業辦公室工作本身的特點來調整自己的工作方式，做好協調各方、統籌規劃等工作，并不斷加強企業管理的相關理論知識學習，通過參加相關的培訓與進修來提升自身的法律素質、人文素養以及快速獲取信息的能力，完善個人的知識結構。

　　此外，辦公室工作人員還可以充分利用工作機會，將學到的理論知識運用到實際管理中去，通過實踐來檢驗自己的工作能力，從而使自己具備熟練使用現代化管理手段的能力，以此提高企業辦公室的管理水平，使自己能夠與企業發展狀態完美契合，達到推動企業長遠健康發展的目標。

　　4.面向市場需求做出管理

　　提高行政管理水平本質上是為了企業在激烈的市場競爭中保持優勢地位，從而加快其向精細化管理方向發展的步伐。所以，企業辦公室在創新行政管理方式時要面向市場需求這一視角。首先，企業辦公室根據現實需要在企業內部篩選出具有管理潛能的員工，對其進行相關的管理培訓，使其能夠快速融入企業的各個部門之中。同時，還要不斷為企業辦公室內部增添專業管理人才，使其能夠以積極的心態和高素質來完成行政管理工作。

　　其次，企業辦公室還需要考慮員工對管理層下達的命令的接受程度，增強對員工工作幸福感的重視，完善獎懲機制的同時，選擇更加柔和的方式進行行政管理，確保企業員工能夠服從上級領導的安排，從而使企業在激烈的市場競爭環境下，保持高效運轉的能力，積極地迎接現代社會對企業發展帶來的機遇和挑戰。

　　5.建立常態化辦公室人員培訓制度

　　針對企業辦公室的工作人員，應建立健全一套標準化培訓機制，從而進一步推進“人才強企”的戰略。同時樹立正確的用人意識，貫徹民主、開放、競爭、擇優的原則，從企業內部篩選出用實干型人才，并為他們提供施展才華的機會，為辦公室工作人員開辟新的職業晉升道路。向企業人力資源部門提出操作性強的建議，加強企業辦公室管理人員溝通與交流，通過臨時任職等形式加強企業辦公室與成員單位辦公室之間的聯系，推動企業辦公室行政管理工作的質量提升。

　　同時，要采取靈活措施，加強對企業辦公室行政管理人才的引進和培養，將外部引進與內部培訓相結合，以行政管理人才來提升企業管理實效。內部培訓要注重創新培訓制度，從而提高培訓的針對性和有效性，還要完善按需培訓制度，制定企業辦公室員工培訓計劃，依托行政管理進修班等各類專業培訓課程，提高企業辦公室行政管理所需核心人才的技能，為企業改革創新和組織結構調整提供強有力的人才支持。

　　此外，考慮到企業辦公室的大多數員工都沒有經過系統化、規范化的培訓，為了提高團隊的整體素質和專業能力，企業也可以在企業辦公室嘗試實施持證上崗制度。企業根據國家、行業和企業自身的標準和規范，結合企業辦公室的實際情況，制定《持證上崗細則》，逐步明確企業辦公室的用工標準，貫徹落實崗位資格準入制度，實時記錄任職資格和員工證書獲取情況，并協同企業的其他部門完善培訓考核與待遇相結合的激勵約束機制，實施以崗位為導向的動態管理。首先在對企業辦公室的重要崗位上實施，然后逐步推廣到其他行政管理工作崗位上，最終實現企業辦公室全部工作人員都能持證上崗。

　　四、結語

　　綜上所述，目前企業辦公室行政管理工作中仍存在著不少的問題，制約了企業向精細化管理方向發展。基于此，企業辦公室需要建立健全內部制度、強化綜合協調職能、提高辦公室人員的綜合素質、面向市場需求做出管理以及建立常態化辦公室人員培訓制度使行政管理更具實效性，為企業帶來更多的經濟收益。