新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新思考探索

　　在新時代信息數據化背景下，信息資源發揮著重要的作用。企業需要加強管理信息資源，才可以實現可持續發展。企業檔案管理工作發揮著重要的作用，企業需要利用現代信息技術，提高企業檔案管理信息化水平。計算機網絡技術不斷升級發展，可以提高企業檔案管理工作效率。雖然近些年企業檔案管理工作獲得一定的成果，但是仍舊存在不完善部分，企業需要利用合理的管理措施，促進企業檔案管理信息化建設。

　　一、新時代信息數據化背景下企業檔案管理的特征

　　(一)數字檔案為管理對象

　　在新時代信息數據化背景下，企業檔案資源也逐漸實現了信息化，企業越來越少的利用紙質檔案，不斷增加數字載體檔案，技術人員可以在計算機中存儲這些檔案，數字檔案具有一定的虛擬性，這類檔案可以實現復制和傳輸等功能。

　　(二)收集利用為管理核心

　　在管理紙質檔案的過程中，管理人員需要加強信息管理檔案，但是落實信息化檔案管理工作，企業需要加強整理和保管檔案，因此也改變了企業檔案管理工作的對象，不斷增加了數字檔案的數量，企業檔案管理工作的重點是高效管理和利用信息化檔案。

　　(三)檔案利用方式的信息化

　　企業在利用紙質檔案的過程中，檔案管理人員需要來到檔案室查閱檔案，降低了檔案利用率。在新時代信息數據化背景下，可以利用計算機形式呈現出數字化檔案，提高了檔案查閱和利用的便利性，在網絡化應用階段，可以使檔案工作的效率和質量進一步提高。

　　二、新時代信息數據化背景下企業檔案管理的現狀

　　(一)檔案管理方式滯后

　　在新時代信息數據化背景下，逐漸突出了企業檔案數據化的重要性，企業在日常經營生產中會不斷出現各種數據化信息資源，在實際利用當前的檔案管理模式中，因為數字化建設工作具有滯后性，無法滿足時代發展的需求。一些企業雖然建立了自動化辦公模式，但是因為企業檔案管理工作具備保密性，再加上企業檔案管理工作并不會直接產生經濟效益，因此一些企業并沒有構建專業化的檔案管理信息化平臺，沒有及時歸檔電子檔案，無法完整的存儲企業檔案信息。

　　(二)網絡安全問題

　　企業利用信息化技術的階段，企業需要正確理解信息化技術的利弊，高效管理和利用檔案，但是同樣也威脅到檔案安全性。企業經常會泄漏檔案信息，影響到企業信息的安全性。實現企業檔案管理工作的信息化，需要完善安全基礎設置，保障網絡信息安全性。促進新時代信息數據化背景下企業檔案管理工作可持續發展。

　　(三)檔案服務信息化程度低

　　企業檔案管理工作的目的是開發運用檔案信息，同時可以為企業戰略發展提供可靠性的參考數據。但是當前很多仍舊注重保管和整理檔案信息，降低了企業檔案管理信息化程度。在新時代信息數字化背景下，檔案信息逐漸實現了數據化，對于企業檔案管理工作也提出了更高的要求，企業不僅要歸檔整合檔案，同時也要集中查閱檔案，提高檔案信息搜索和應用的便利性。

　　(四)電子檔案真實性問題

　　傳統的紙質檔案具有較高的真實性，因為檔案的載體是紙質，因此在記載和保存檔案信息的過程中很難發生虛假問題。但是針對電子檔案類型，因為信息技術具有虛擬化特征，因此很容易引發各種問題，尤其是真實性問題，一方面很難確定信息的原始性和真實性，另一方面在保存信息的過程中，如果發生了其他問題，也會影響到檔案信息的真實性，被他人篡改之后很難被察覺。

　　三、新時代信息數字化背景下企業檔案管理創新措施

　　(一)創新企業檔案管理理念

　　為了充分挖掘企業檔案信息，為企業決策提供準確的數據。在新時代信息化數據化背景下，企業需要創新檔案管理理念，落實新型管理思維，在檔案管理和檔案存儲中利用信息技術。檔案管理人員需要主動分析信息技術的作用，重視信息數據資源，轉變傳統的紙質檔案信息為信息數據形式，根據企業實際需求綜合分析檔案管理過程，及時分析檔案信息，便利性的查詢企業檔案信息。企業需要完善檔案管理制度，檔案管理人員也要建立數據化管理思維，科學利用互聯網技術，高效利用企業檔案資源。在新時代，企業對于檔案信息提出了較高的要求，檔案管理人員需要根據工作要求，分類存儲數據資源，建設企業信息化檔案管理平臺。

　　(二)加強歸檔電子檔案

　　數字檔案是企業檔案信息重要發展趨勢，因此檔案管理人員需要加強收集和歸檔資源，滿足檔案管理部門電子檔案的工作要求，使企業檔案歸檔效率進一步提高。企業需要注重歸檔電子公文，根據規范轉換電子公文，優化歸檔模塊和接口，通過全面收集數據信息，保障企業檔案歸檔的全面性。企業還需合理歸檔多媒體檔案，多媒體檔案具有較多的類型，增加了歸檔工作的難度，因此企業需要分類歸檔檔案資源，根據規章制度，分類歸檔照片和視頻以及音頻等資源。

　　(三)建立管理服務平臺

　　在新時代信息數據化背景下，為了高效管理檔案資源，企業需要優化檔案管理形式。利用信息技術整理企業內部數據，構建數據化檔案管理服務平臺。企業利用數字化檔案管理平臺，可以及時管理和發布檔案信息，同時可以存檔電子檔案。企業需要改進檔案管理流程，保障電子檔案安全性，提高企業檔案信息的規范性，保障信息化管理效果。企業完善管理服務平臺，需要利用平臺拓展性，集成利用企業自動化辦公系統，可以自動歸檔企業電子檔案。企業需要利用數據化檔案管理模式，完善檔案信息管理系統，詳細的記錄檔案數據，促使企業高效利用信息，科學的配置企業檔案資源。同時需要通過數據分析，滿足企業信息需求，進一步豐富企業檔案管理功能。

　　建立檔案信息服務平臺，不僅需要高速的傳輸信息，還要完善安全保障系統。利用網絡技術實現企業檔案管理工作的數據化。全面收集實體檔案信息和數字檔案信息，通過分類匯總，保障檔案信息的安全性，建立檔案信息查詢平臺，有利于企業高度共享資源，不僅可以提高企業檔案信息的真實性，同時可以實現企業檔案資料的數據化，幫助用戶便捷的獲取信息，提高企業檔案管理工作效率。

　　(四)完善電子檔案安全保障體系

　　企業應用壓縮編碼加密技術，可以提高電子檔案讀取工作的針對性，同時可以保障電子信息內容的保密性，企業需要利用計算機技術和互聯網技術建立電子信息檔案數據庫，有效共享信息內容，但是因為互聯網中存在漏洞，可能會泄漏檔案內容。因此在企業檔案管理工作中，企業需要完善電子檔案安全保證體系，加強監督和管理企業檔案管理工作，同時對于檔案實現安全備份，跟蹤監控記錄檔案，及時處理發現的問題。

　　(五)智能化管理檔案信息

　　為了滿足新時代信息數據化需求，企業需要加強數據化管理檔案，利用大數據技術智能化管理檔案信息，集中式一體化管理電子檔案信息。在運用的檔案信息的過程中，可以利用條碼掃描槍和pda等技術手段，有序管理企業檔案信息。企業開展各種經濟活動和經濟業務，需要利用數據作用，因此企業在創新檔案管理工作的過程中，企業需要結合業務數據，建立子檔案系統，促使業務人員利用系統檢索需要的信息，提高整體工作效率。

　　(六)提高檔案工作者的信息技術應用水平

　　信息技術不斷發展，也不斷涌現出新興技術，為了促進社會發展，企業需要提高檔案工作者的信息技術應用水平。檔案工作者需要深入掌握有關檔案的專業知識，同時需要靈活掌握計算機技術和信息管理技術等。例如在整理電子文件的過程中，檔案管理者要高效管理數據庫，同時要靈活操作計算機，滿足企業檔案管理工作需求，利用檔案工作促進企業發展。企業檔案管理部門需要大力引進專業人才，使整體工作隊伍的素質水平不斷提高。同時需要加強培訓工作，在企業部門內部建立良好的學習環境，鼓勵檔案管理人員不斷提升自我知識水平，促進檔案管理信息化建設。

　　(七)建立電子檔案庫房

　　為了提高企業檔案管理工作水平，突出檔案的作用，工作人員需要高效收集管理企業檔案數據，同時需要建立電子檔案庫房，模擬管理實體檔案。企業需要建立電子庫房，結合企業檔案數據類型，在庫房內部合理劃分存儲區域。此外可以利用虛擬技術全面展示檔案庫房，利用二維碼數據形式歸類企業實體檔案。部署了企業電子檔案庫房之后，工作人員需要在智能化檔案管理系統中傳遞檔案數據，在入庫階段，利用檔案儲位管理板塊獲取檔案信息，科學的匹配檔案信息，并且在合理的位置存放檔案信息。完成入庫工作之后，企業檔案管理人員可以利用電子檔案庫房全面搜集和查詢檔案信息。

　　四、結語

　　我國不斷改進和完善信息化技術，為了企業工作效率，企業需要重視檔案管理工作。在新時代信息數據化背景下，在企業檔案管理工作中充分利用信息技術，創新檔案管理工作模式，進一步提高企業檔案管理工作的信息化水平，為企業經營發展提供針對性的數據。

參考文獻（略）

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