論區塊鏈技術在電子檔案管理中的實踐分析

信息化的發展給檔案的管理帶來了新的要求，信息化和電子化產生了許多的業務數據，它們的產生、流轉和存儲都是以電子化的方式進行的，而電子化的文檔被歸檔后，就構成了一個龐大的電子文檔。相對于常規的文件的處理，電子文件具有標準規范，歸檔過程簡單，存儲成本低廉，查詢使用便捷等優勢，能夠有效地提升檔案工作者的工作效能和文件的使用率。

　　一、區塊鏈特點

　　區塊鏈是一種以時間序列將數據區塊以次序連接的方式結合而形成的一種鏈式數據結構，并以加密方式確保的非剽竊和非造假的分布式賬本。一個區塊鏈是一個最小的單元，它包括兩個部件：一個用于連接上一個模塊的區域頭部；塊是用來對發生的事情進行動態信息的存儲，它是分散的，可追蹤的，不可篡改的，并具有一定的獨立性。以下是其主要特征。

　　1.去中心性

　　區塊鏈技術的本質是一個去中心化的過程，在這種過程中，不同的節點是相互關聯的，因此，在進行數據信息的驗證、存儲和處理等過程時，都不會依靠中央節點。總體而言，該體系采用了分散的架構，需要所有的節點配合，以獲得相關的資訊。此外，由于有了區塊鏈技術的支撐，所以對信息的記錄、存儲和修改都必須經過整個區塊的同意。

　　2.不可修改性

　　在利用區塊鏈技術的時候，分布式的結點網絡可以將對區塊數據塊中所存儲數據信息進行處理，并可以對其進行相應的授權，對其進行的操作是不能進行更改的。

　　3.可追溯性

　　區塊鏈是一種按照時間順序和加密學的編排次序進行連接的鏈狀結構，利用時間戳等方法可以保證每個數據塊的操作都有對應的數據，并且可以進行實時的追蹤，從而保證了數據的安全。此外，由于分布式網絡的結構，可以讓每一個節點應用的時候，確保其內部數據的完整與安全。

　　二、區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用優勢

　　1.原件的追溯

　　區塊鏈技術是由一組數據組成的連續體，每一組數據具有“哈希值”編碼，其中任何一組數據發生的變動，都將導致與該組數據發生關聯的其他組的變動。這種技術保證了在一個區塊鏈中，任何一個區塊的信息都不會被任意地篡改，刪除，或者破壞。而利用該技術所具有的不可篡改、不可偽造和可追溯等特點，可以很好地解決電子檔案管理的完整性、真實性和可用性等問題。利用區塊鏈技術，在整個電子文檔的處理中，能夠如實地記載所記載的內容，并且能夠保證其完整，利用該技術，有關工作人員可以對數據進行溯源。

　　2.提高電子檔案管理和使用效率

　　電子檔案是基于數字化媒介而形成的各種信息。在電子檔案的管理中，管理人員并非單一，而是由多個管理人員共用。區塊鏈技術需要具有對資料的正當訪問許可的管理員，才能正常訪問文件資料。同樣的文件，也必須經過區塊鏈的認可，方能做到不被篡改。這項規定給了用戶一個不需要第三方干預的信任系統。在區塊鏈技術下，只有具有合法權限的用戶，方能對其進行應用，從而免去了煩瑣的元數據認證或自證真實性等過程，從而提升了對電子文檔的管理和使用效率。

　　3.更好地服務社會

　　在此基礎上，建立了一個基于區塊鏈技術的數字文件的安全保護體系，為數字檔案的安全提供了保障。這樣，就可以利用區塊鏈技術，讓公眾與文件管理部門之間，形成一種相互信賴的關系，從而促進電子檔案更好地為社區提供信息。除此之外，檔案管理機關還可以使用區塊鏈技術，對各個部門的電子檔案展開統一的監管，保證各個部門的電子檔案安全、可靠、有序，為未來檔案服務的發展奠定基礎。最終，利用區塊鏈技術進行電子檔案管理，可以在不同層次上均衡各方面的需求，從而使電子檔案的數據有效地進行了價值傳遞和工作協作。可以說，將區塊鏈技術應用于電子檔案的管理，可以協調各項電子檔案工作，從而推動社會的發展。

　　三、在電子檔案管理中應用區塊鏈技術的適用性

　　1.極高相似性

　　從電子文檔角度出發，通過記錄信息的方法，利用電腦進行處理，將各類信息輸入到硬盤中進行存儲，從而增強了信息存儲的安全性。以區塊鏈技術為例，當人類運用其整理數據時，同樣可以通過整理、分類、錄入等方法，將數據進行電子歸檔，從而減少了對紙面文件的存儲的負擔。電子檔案和區塊鏈技術具有相似性。首先，在這兩種技術中，它所保存的都是個人的關鍵資料；第二，這兩種方法都是在因特網上進行信息和資料的儲存；第三，兩者都可以記錄信息，可以查詢信息，可以修改信息。由于兩者的相似性很高，因此，將區塊鏈技術運用到電子檔案中，是非常合適的。

　　2.保證電子檔案信息的安全

　　電子檔案記錄著企業、部門的重要信息，一旦出現泄露，將會造成嚴重的損失，比如會造成公司的破產等。因此，要對電子檔案進行妥善的保護。通過對每一個操作過程中使用的區塊鏈技術進行認證，可以在保障信息安全的前提下，提升電子檔案的管理效率。因此，我們可以看到，在電子檔案的管理中運用區塊鏈技術，可以有效地提升資料的安全。

　　3.提高數據的真實性

　　檔案工作中記錄的資料是否準確，關系到一個公司的發展，一旦記錄的資料有誤，就可能導致公司發生嚴重的事故。但是，由于區塊鏈技術具有很高的安全性，所以，只要篡改者手中的信息不超過51%，那么他就不能修改信息，因此，保存的信息就會變得更加安全和真實。

　　4.提高電子檔案的完整性

　　當前，國內所采用的電子檔案系統，在工作中還出現了許多問題，例如，現行的電子檔案的保存方法，會造成某些操作數據和基本信息的脫離，從而增加了用戶的使用難度。通過區塊鏈技術的研究，可以將全部的信息融合在一起，成為一個整體，增強了電子檔案的完整性。

　　四、區塊鏈技術在電子檔案管理中的應用

　　如果電子檔案存在不安全、不完整和不可用性，將直接損害大眾合法權益，甚至會造成國家乃至全社會的信用崩潰。當前，在對電子檔案進行有效的信息處理時，首先要對其進行信息處理，以確保其信息的真實性。儲存安全性，即在儲存時，怎樣避免資料遭人破壞，維持其存證性。在保證安全性和可靠性的基礎上，怎樣才能實現各方的有效利用。要按層次進行管理，針對各類文件，按其公開等級進行管理。在上述幾個領域，區塊鏈技術都存在著可操作空間。

　　1.前端控制和全程管理

　　前臺控制與全程管理是業內廣泛倡導并認可的一項原理和理論，特別是前臺控制，它倡導從電子文件形成、系統設計入手，盡量將電子文件管理的邏輯出發點向前擴展，在實踐中，因為各單位之間管理方式不同，權責不同，所以很難將管理工作深入到電子檔案形成部門，但是，在此基礎上建立一個以區塊鏈技術為基礎的電子文件管理系統，卻可以進行這樣的探索。區塊是最基礎的構建單元，它能夠將諸如文件接收部門、接收時間、接收人系統賬戶等的電子文件的元數據信息進行記錄。塊體被用來對從上一塊到當前區域產生的諸如簽批意見、辦理結果等的電子文件的主題進行了記載。在每個接收節點，文檔的元數據都會被包裝在一個區域中，文檔的本體也會被保存在區域中，并會生成一個區域中的哈希值，與下一個區域進行連接，從而構成一個可追蹤的鏈條。通過對元資料的分析，本文提出了一種基于元資料的信息處理方法，即采用塊式的信息處理方法。在一個電子文檔的生成過程中，這些被包在一個塊內的元資料會隨著文檔的主要內容一起被固定下來，是一種不能被更改的靜態元資料。在將一個文檔存檔之后，它就變成了一個電子檔案，并進入到保管、利用和銷毀階段。在此過程中，所生成的元數據可以被持續地包裝在一個區域塊中，比如：存址、利用人、利用時間、利用次數、銷毀時間等，這些都是動態元數據，靜、動態元數據共同構成了一個電子文檔元數據集。采用區塊鏈技術對其進行整體的設計，使其能夠對整個電子文檔進行完整的全流程處理。

　　2.存證效力

　　電子檔案指的是具有憑證、查考和保存價值并進行了歸檔和保護的電子文件，它是從個別部門，也就是中心機構所生成的，各種權力都是比較分散的。當前，使用最為普遍的一種電子防偽技術就是電子簽名，它的關鍵技術是數字證書，它是由法定的認證授權中心（ca機構）簽發的，同時也控制在該中心機構之中。在一個錯綜復雜、變化頻繁的互聯網環境下，中心機關極易成為被攻擊對象，從而影響到其對電子文件證明的有效性。以此為基礎，采用分散式的方式來實現對文件的可信保障。在這個體系中，每一個結點的權限都是相等的，他們不僅要進行信息的錄入，還要進行信息的驗證。各結點在完成了對電子文件的錄入工作之后，再向其他結點發送最新的相關資料，使各結點進行實時的更新。在需要驗證的時候，如果一致的方式設置了全部的結點，那么必須在全部結點都通過驗證之后，方可以確定該信息是正確的，這就表明，必須要入侵全部的結點，方可以實現對該信息的修改，從而消除了集中式的管控風險。另外，在分布存儲中，每一個節點都擁有一個完全的電子檔案區塊鏈，這也是一種對一個電子文件進行多個備份的方式，即便其中一個節點出現了故障，或是受到了一些襲擊，其他的節點仍然可以為它提供一個完全的檔案，這就保證了存證功能。

　　3.全自助利用服務

　　當前，我國部分檔案館已開展了對館藏資源的自助利用，但仍有一些不足之處。比如，僅公布了電子檔案的條目，而沒有公布完整檔案的內容；采用終端的查詢方式，還在可控范圍內，受到地域，網絡等條件的限制，只能做到半自助。智能合約是一種可以被自動地進行的簡單交易，在區塊鏈結構的控制下，可以將其自治性最大限度地體現出來，并且將其自身也保持在區塊鏈中，在各個節點之間進行同步，從而確保了合同的一致性。該協議不僅包含了完整的狀態機，而且還包含了對事件的管理與維護。利用該技術構建的完全自我管理的文件管理系統，能夠提前建立一份“智慧合同”，并將其分散存儲到各個結點上。如果在狀態器中，由使用人所提供的私人資料以及使用要求（數據和事件）符合反應條件，則該系統會根據預先設定的事件處理模式，來進行自動的操作。當使用者提出使用請求，該系統就會按照相應的規律行動，將其打印出來，或輸出給使用者。在狀態機中，可以添加一個付款的狀況，在付款的過程中，會引起付款的狀況的變化，然后，系統會按照相應的規定進行。在區塊鏈智慧契約的基礎上進行的電子文檔使用服務，能夠減少人為監督，從而為管理者節省了大量的費用。同時，文件管理機關還可以簡化查檔、借閱制度，并根據智慧契約來保持雙方可信度。從“體制機制”向“技術機制”轉變，并通過“技術信任”來增強“制度信任”。

　　4.檔案分權管理

　　作為重要的記錄和證據材料，電子檔案往往涉及個人的隱私和敏感信息，特別是人事檔案和財務檔案[7]。文件機關并非將全部的文件向公眾開放。為了解決相似的問題，將區塊鏈分成三大類：公有鏈、私有鏈和同盟鏈。一個公有鏈中所有的人都可以使用；私有鏈指的是某個不向外界公布的組織或個體。而所謂的聯盟鏈，就是由多個機構聯合進行管理，用統一的方式來對交易進行記錄。在檔案機關中，可以配置一種專用的電子檔案管理系統，為檔案工作管理人員提供服務，避免在檔案部門內部出現誤操作或數據遺失等現象。各部門均采用一種公有鏈的電子檔案發布體系，可以將公開的文件分發給公眾使用，由于公有鏈是分散的，所以不需要人工監督，可以避免資料被篡改。多個檔案館或地區可以在同盟鏈上構建一個電子檔案管理體系，以達到各地區的相互連接，擴展各地區的電子檔案管理體系。

　　五、電子檔案管理中應用區塊鏈技術的未來發展

　　1.工作人員保持正確認識

　　要確保將區塊鏈技術成功地運用到文件管理工作中，并對目前的工作狀況做出相應的調整，有關部門應該對檔案管理者進行訓練，讓管理者通過學習對區塊鏈技術擁有一個準確的理解，并能夠將其運用于檔案管理工作中。

　　然而，因為還處于發展階段，所以，它存在著一些雙面性，所以工作人員在運用它進行管理的時候，要根據自己的情況來做出自己的決定，不能對其完全相信該技術。要加強對它的關注，把人的主觀與區塊鏈技術相融合，對其進行完善，充分利用它的優點。

　　2.技術賦予檔案

　　區塊鏈技術的運用給許多產業的數據管理提供了新的可能性。然而，因為它并不是專門針對某一項工作而進行的，因此，在各個領域中的應用還會有一些問題。因此，必須在檔案工作中加以探索，完善檔案系統。

　　3.注重電子檔案的在線使用

　　因為，在進行數據存儲的時候，在各個區塊上都有兩個密鑰，一個是私人密鑰，一個是公共密鑰，按照不同的目的，可以使用各種不同的密鑰。通過對公共密鑰的開放，使得用戶可以通過該密鑰來查找自己需要的資料，實現用戶在線使用電子檔案。

　　結語

　　在新時代，隨著技術的進步，利用區塊鏈技術對檔案進行管理，能使檔案管理規模不斷增大，其涵蓋范圍和類型也會逐步增加，這種方法將會滿足檔案應用和管理需求，能夠保證檔案得到最大程度的利用。隨著區塊鏈信息技術的不斷發展，更多先進技術將會被應用在檔案管理中，并逐步促進了文件管理效率的持續提升，為人們使用數據帶來更多便利。

 參考文獻（略）

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