A公司電子會計檔案管理信息化思考

本文是一篇檔案管理論文，本文研究的結論如下：一是會計檔案的管理是企業財務管理工作中很重要的一部分，對其進行研究非常有必要。雖然信息化新形勢下，許多企業進行了會計檔案電子化的嘗試，但由于相關技術還不夠成熟，能提供借鑒的企業實踐案例較少，無法有效促進企業電子會計檔案的管理。二是電子文件全生命周期在線管理理論作為理論基礎，對企業的會計檔案管理信息化研究具有較強的指導價值。

第 1 章 緒論
1.1 研究背景和意義
1.1.1 研究背景
信息技術的快速發展提高了企業的管理信息化水平，也因此產生了大量的電子文件和電子檔案。企業檔案隨著經濟活動的增多而愈發繁重，雖然大部分企業的檔案管理水平較手工階段有所改善，檔案電子化技術的快速發展也使檔案管理成本大幅度降低，但是仍有許多企業對檔案的管理方式沒有發生變化，也無法充分發揮檔案價值。作為企業檔案中最重要也是占比最多的會計檔案，對其進行信息化改革是未來的必然發展方向，對于提高檔案管理水平具有十分重要的意義。
2012 年以來，國家相關部門出臺了一系列相關政策，旨在推進企業管理信息化發展，促進電子檔案管理建設，降低企業管理成本。選取了一批試點企業開展企業電子會計檔案管理的試點工作，完善行業實施規范，進而保障試點工作進展的流暢性。
2013 年 12 月，國家發改委、財政部、國家稅務總局、國家檔案局聯合下發關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知，加快企業電子會計檔案和電子發票試點工作的步伐。
2015 年 7 月，第一張具有報銷功能的電子版式的發票在試點企業成功開具，這標志著企業的電子會計檔案管理工作邁入了新的階段。
2016 年，修訂后的《會計檔案管理辦法》發布。辦法規定，劃分在企業會計檔案歸檔范圍中并滿足相關條件的電子會計資料可以僅以電子形式存儲到計算機中，形成企業電子會計檔案。這一法規對電子會計檔案的法律效率以及無紙化、存儲便利性、信息共享度高等優點給予了肯定，也促使更多的企業實行電子檔案信息化管理。
.....................

1.2 國內外研究現狀
1.2.1 國外研究現狀
筆者在對國外文獻進行研究時 , 以 “accounting files” 、“accounting systemof enterprise” 、“accounting archives+management”、 “electron accounting file”為關鍵詞在 emerald 全文期刊庫、web of science 數據庫、ebsco 數據庫進行檢索，檢索結果如下表所示。

國外比國內最早開始關于會計檔案的研究。但國外的研究大多偏向于會計檔案管理的流程、體制和模式等方向，多集中于研究檔案的數字化應用等，關于會計檔案管理的研究非常欠缺。最先注意到這一現象的是 ashutosh deshmukh，他于 2006 年分析了對檔案管理進行研究的著作后發現，學術界只偏向于關注檔案管理于知識管理的作用，而并非檔案管理本身的研究意義。他率先提出了會計檔案管理于普通檔案管理的特殊性，并指出會計檔案數字化與傳統的檔案管理模式相比，只是檔案的形式發生了變化，會計檔案的來源以及性質沒有本質區別。在 ashutosh 之后，學術界開始注意到檔案管理研究的重要性。zybery 等人（2008）預測出未來會計檔案的發展趨勢就是會計信息化，這意味著會計檔案存儲方式的進步。piro,rm guarise 等（2009）年也指出信息技術的發展將推動會計檔案存儲方式的進步，會計信息的調用與查詢即將更加便捷，更加具有時效性。
....................

第 2 章 概念界定與理論基礎
2.1 會計檔案
2.1.1 會計檔案的定義
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案重要組成部分。
2.1.2 會計檔案的內容
會計檔案工作的起點都是會計資料，會計檔案是從會計資料轉換而來的。所以對會計檔案的研究也應該以會計資料為起點。最新的《會計檔案管理辦法》對企業應當進行歸檔的會計資料進行了明確規定。

............................

2.2 電子會計檔案
2.2.1 電子會計檔案的定義
電子會計檔案是“單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”。
電子會計檔案是指以“電子文件”的形式存在的相關會計核算專業資料。而會計檔案電子化是指將傳統的紙質會計檔案，通過計算機技術轉變為存儲在計算機中以電子文件形式保存的資料的過程。紙質檔案經轉化后變為電子會計檔案。電子會計檔案只需要以電子形式進行保存，而會計檔案電子化有時需要同時保存紙質檔案與電子檔案兩種版式。
元數據的一般釋義為，關于數據的數據，或是描述數據的數據。在不同的領域因為“數據”的概念和屬性不同，元數據的含義亦千差萬別。在文件管理領域，根據國家標準《信息與文獻文件管理第 1 部分：通則》（gb/t 26162.1—2010/iso 15489—1：2001）中對文件元數據的定義為：描述文件內容、結構、背景及其管理過程的信息。電子文件中的元數據，是動態描述電子文件諸特征的信息集合，是對電子文件特征信息準確的表達。
根據文件運動過程，在電子文件歸檔后期，元數據也要與文件一同歸檔，因此根據電子文件管理的元數據信息模型，電子檔案元數據可分為兩個層次和六個模塊構成。元數據分為內容信息和保護描述信息。其中，內容信息分為數據對象和表述信息，保護描述信息分為內容特征、背景信息、保護信息和固化信息。
............................

第 3 章 a 公司會計檔案管理現狀分析
3.1 a 公司背景

...................................................
3.2 a 公司會計信息化建設現狀

............................................
第 4 章 電子會計檔案管理系統分析與設計
4.1 會計檔案歸檔范圍和歸檔原則

........................................
4.2 需求分析

.......................................

第 5 章 系統實施路線與預期效果分析
5.1 系統實施路線
為了保證本項目的安穩落地和順利交付，在整個項目運行過程中結合現有管理制度，制定“三快一穩”總體規劃，最終達到調研快，開發快，實施快，運行穩的效果，在優質的管控下，完成系統的順利交付和穩定上線。
項目實施路線是先對項目客戶需求進行調研，然后針對調研成果進行具體的開發設計，再對開發產品進行反復測試，測試通過后交由現場實施，最后進行線上試運行，試運行通過后申請交付。
需求調研階段，開發經理與 a 公司業務經理溝通整個系統設計的最終方向，針對各個業務模塊抽調對應不同的業務人員，與開發經理直接溝通需求，制定初版需求說明書，并提交 a 公司業務經理。
系統開發階段，開發經理針對需求說明書，對開發人員制定不同模塊任務分工并溝通具體需求，制作初步模型展示給 a 公司業務經理，架構通過后針對每個模塊進行第二輪詳細調研，制定系統總體設計，系統模塊設計和網絡設計，在與具體業務人員，業務經理溝通一致后，決定采用靈活多變的 soa 模型來作為主體框架，然后將功能分模塊開發，最后制定系統概要設計說明書和系統詳細設計說明書，進行詳細開發。
系統測試階段，根據系統詳細設計書，每個模塊分別進行詳細測試，第一輪冒煙測試通過后進行第二輪測試，問題度在低級 5%模塊達標，模塊測試完成，等所有模塊測試完成后進行總體測試，總體測試完成在 5%以下后完成最終測試，產品通過測試，交付實施。系統實施階段，將測試無誤的產品在 a 公司正式環境進行部署，測試，測試無誤后進入下一階段。

5.2 預期效果分析
...........................

第 6 章 結論與展望

6.1 研究結論
本文詳細論述了基于全生命周期管理理論的電子會計檔案管理系統是如何解決企業會計檔案管理信息化建設問題的。本文通過對案例企業的會計檔案管理現狀進行研究，分析得出企業會計檔案管理存在的若干問題：管理成本過高、紙質檔案存在較大風險、檔案無法實現智能共享、現有系統無法滿足電子化要求的問題，并提出建設 a 公司電子會計檔案管理系統的解決方案。通過電子會計檔案管理系統的設計與實現解決了 a 公司會計檔案管理的難題。本文研究的結論如下：
一是會計檔案的管理是企業財務管理工作中很重要的一部分，對其進行研究非常有必要。雖然信息化新形勢下，許多企業進行了會計檔案電子化的嘗試，但由于相關技術還不夠成熟，能提供借鑒的企業實踐案例較少，無法有效促進企業電子會計檔案的管理。二是電子文件全生命周期在線管理理論作為理論基礎，對企業的會計檔案管理信息化研究具有較強的指導價值。三是企業電子會計檔案管理系統的應用能有效提高企業的檔案管理效率，節約經濟成本，促進企業會計信息化建設。
參考文獻（略）

本文收集整理于網絡，如有侵權請聯系客服刪除！