加強事業單位檔案管理信息化建設的思考

　　事業單位檔案是對單位內部的人、財、物、事等多方面工作的真實記錄，在領導決策、工作考查、機構改革、保障職工合法權益方面有著非常關鍵的作用，同時其也是保障事業單位不斷完善自身監督體系，有序開展工作的基礎。另外，其在國家檔案資源體系建設方面也有著較高的價值。目前，大部分事業單位對檔案管理信息化建設的重視程度不足，且存在內部職工綜合素質較低、軟硬件設施不完善、管理制度缺失、監管手段落后等問題。但伴隨當前信息化技術的發展以及自動化辦公模式的不斷普及，檔案管理信息化建設工作逐漸融入事業單位檔案管理工作中，這也表明當前事業單位需要對內部工作做好重新定位，實現轉型升級。

　　而在此關鍵工作節點上，事業單位需要精確了解傳統檔案管理工作中存在的問題，制定高效的改進措施，以提高工作人員的綜合素質，優化檔案管理制度，調整檔案管理模式，為檔案管理信息化建設工作的開展創建更多優勢條件，進而提高事業單位檔案管理效率，使其順應新時期社會主義市場經濟的發展需求，做到內外同步革新。

　　加強事業單位檔案管理信息化建設的現實意義

　　事業單位是將政府職能作為根本宗旨，且具有公益性的單位主體，一個優質的事業單位能夠極大地推動社會公共服務高質量發展，這也間接性地證實了事業單位存在的必要性和重要價值。而事業單位的檔案管理工作則直接影響著事業單位人才招聘、管理等工作的開展以及自身職能的發揮。現如今，社會不斷發展進步，事業單位的規模體系逐漸壯大，工作人員數量大幅增加，導致事業單位檔案管理模式難以滿足現實需求，傳統管理方式暴露出一定問題。比如傳統手工記錄的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力和物力，甚至需要占用大量的時間和空間成本，時間久了還會出現檔案信息錯誤、檔案丟失、檔案泄露等諸多問題。

　　而在信息化背景下，逐漸成熟的信息化技術為當前事業單位檔案管理改革優化奠定了堅實的基礎，同時也為其提供了充足的技術支撐。從實際反饋情況來看，在信息化發展背景下對檔案管理工作進行優化具有劃時代的意義，這也是未來社會發展的必然趨勢。傳統的檔案管理方式落后，檔案管理機制單一，檔案信息收集渠道局限性較大，信息集成、分析、評價體系不健全，這些問題需要相關單位提高重視，積極尋找解決辦法。

　　事業單位檔案管理信息化建設的優勢

　　在檔案管理中融入信息化技術能夠延長檔案保存的時間。事業單位在日常工作中會產生大量的檔案資料，而且這種檔案資料基本以紙質材料為主，如果將紙質材料長時間放置在指定環境中，沒有及時整理或打掃，很容易造成材料損壞；或者是在遇到突發情況時，海量資料難以在第一時間得到保護或轉移。而信息化檔案管理方式的利用可以使檔案數據通過后臺系統直接傳輸到指定硬盤或移動端平臺中，不僅不會占用大面積的空間，還可以實現檔案資料實時調取，非常方便。而且現在大部分系統都有備份功能，即使數據被損壞或誤刪，也能通過平臺進行數據恢復。

　　此外，在檔案管理中融入信息化技術能夠提高檔案資料的便攜性。在傳統的檔案管理模式下，大部分檔案都是紙質形式，外出工作時攜帶非常不方便，尤其是在檔案調取時，需要逐一進行核查。而在信息化檔案管理模式下，只需要將資料儲存在系統或u盤當中，這樣不僅可以實現實時查找，還能在線上實現遠程傳輸，提高檔案的利用效率。

　　加強事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題

　　信息化檔案管理制度體系不完善

　　根據目前的發展情況來看，事業單位的檔案管理工作表現出明顯的不足，主要原因就是信息化檔案管理制度的不完善。并且，根據目前檔案管理信息化建設工作的開展情況來看，完善信息化檔案管理制度的主要目的就是對檔案管理工作進行規范化的管理，并結合完善的檔案管理體系將信息化技術融入檔案管理工作中。但是目前大部分事業單位并沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，雖然大部分事業單位制定了相應的管理制度，但是許多制度如同擺設，并沒有起到實質性的作用，檔案管理人員的實際操作也與制度中規定的內容不符，這使得檔案管理工作人員在工作時具有一定的隨意性，無法滿足目前檔案管理信息化建設工作的需求，導致檔案管理信息化建設工作的效率一直無法提高。

　　沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性

　　隨著我國經濟社會的飛速發展，檔案管理信息化建設在事業單位發展過程中起著至關重要的作用，與此同時，各行各業都開展了不同程度的檔案管理信息化建設并取得了很大反響。雖然目前我國信息化程度不斷加深，但是信息化技術在事業單位并沒有得到深入的應用，事業單位對信息化建設的重視程度較低，這就從根本上導致事業單位檔案管理信息化建設工作的落實效果不理想。當前，事業單位傳統的檔案管理模式已經無法滿足時代的需求，在人力辦公的模式下，檔案管理工作的出錯率很高，并且，隨著時代的發展，大部分檔案資料還面臨丟失的風險，這從根本上給事業單位的檔案管理工作帶來了很多的問題。

　　工作人員信息化水平較低

　　從目前出現的種種問題來看，大部分事業單位檔案管理工作人員的專業程度較低，檔案管理人才隊伍建設存在很大的缺陷。首先，事業單位檔案管理工作人員的信息化水平不高，對工作不認真；其次，在檔案管理工作方面，事業單位沒有認識到對工作人員進行信息化技術專業培訓的重要性，忽略了對工作人員的培訓，這就導致雖然事業單位內部開始了檔案管理信息化建設工作，但是工作人員的工作水平和專業能力卻沒有得到切實提高，無法滿足檔案管理信息化建設的需求。

　　加強事業單位檔案管理信息化建設的具體措施

　　優化檔案管理信息化系統平臺

　　事業單位檔案管理信息化建設工作的核心內容之一就是加強檔案管理信息化系統平臺的設計工作。在對信息化系統平臺的各項功能進行優化時，應該著重使用多種檔案信息資料數據采集工具，保障信息收集的多樣性和完善性，這樣也有利于信息化系統平臺可以及時收集到單位內部以及各種業務系統中的歸檔資料數據，從而實現對其的有效收集、利用、鑒定等，提高檔案管理的效率和質量。

　　在實際工作開展中，可以從以下幾個層面展開：在初步構建電子檔案文件資料形式的過程中，可以將檔案資料文件的起草流程、流轉流程等進行連接，然后利用系統平臺的檔案接口與采集引擎做好對接工作，最后根據檔案資料的歸檔要求對其進行預先歸檔；對于檔案管理流程，需要結合檔案管理信息化建設標準，做好檔案資料的系統化采集、分類管理、檢索查詢、鑒定統計、專題編研等工作，完善檔案管理工作體系；檔案資料的長期管理工作需要根據事業單位檔案管理的現實需求進行，對數據管理、長期存儲、數據防偽等工作進行優化，或創建出功能更加豐富完善的檔案管理平臺，做好對各種檔案資料的集中化管理，減少問題的出現，保障檔案管理工作規范化、高效化。

　　提高檔案信息化管理的標準性和安全性

　　要想促使當前事業單位檔案信息化管理工作實現標準化發展，就必須充分根據事業單位的實際情況制定更加完善的檔案信息化管理體系，明確事業單位檔案的分類、格式、編目、歸集、整理等工作的標準，進一步提高檔案數據的規范性與安全性。檔案信息化管理工作會涉及大量復雜的單位內部檔案資料，所以更應該注意凸顯檔案信息化管理的安全性。對于事業單位檔案信息采集工作，首先要對內部資料進行明確劃分，特別是一些涉密或機密文件，需要按照標準對檔案進行歸類、采集以及后期存儲載體的轉換，保障檔案的安全性；其次，要對事業單位內部檔案資料的制作收發、復制傳遞、保存使用等環節作出明確規定，涉及機密文件的，要按照保密規定進行，最大可能避免資料數據丟失、泄露等問題的出現。除此之外，要做好檔案管理信息化系統軟件、硬件的升級維護工作，特別是要做好檔案資料備份工作，防止系統長時間不更新而發生數據丟失的問題。對于一些內部資料的銷毀，應嚴格按照電子檔案管理標準執行，按照特定程序逐步進行，防止風險發生。

　　加大資金投入，強化信息化基礎設施建設為全面落實事業單位檔案管理信息化建設工作，首先，當地政府以及相關單位要引起足夠的重視，并適當地加大資金投入，為后續建設工作的開展提供堅實基礎。另外，還可以為其設置專項資金。政府除了要投入資金以外，還要帶動相關單位進行投資，并把建設資金納入預算中，從而利用多方力量推動事業單位檔案管理的信息化建設。其次，在進行檔案管理信息化建設時，要對相關設備進行更新。由于整體工作模式和檔案管理機制的變化，傳統設備已經無法滿足檔案管理工作需求，對此，相關部門要依據管理模式選購專門的設備，并配備專業技術人員開發對應的工作系統，從而對事業單位的檔案進行信息化、統一化和規范化管理。在檔案管理信息化建設過程中，相關部門應購買電子檔案管理設備，同時還可引進專業人才或對現有人才進行培養，使其熟練掌握檔案信息化管理能力。再次，強化信息化基礎設施建設，實現信息化檔案管理。領導或工作人員可以在單位用手機將檔案實時上傳到數據庫進行識別檢查，這種方式能夠自動錄入檔案，方便快捷，且出錯率低。最后，提高檔案管理人員的信息化素養，使他們能更好地工作，提高工作效率。

　　打造專業信息化檔案管理團隊

　　當前事業單位檔案管理信息化建設持續深入，但是面臨著相應人才短缺的問題。如何提高信息化檔案管理的實際效率，怎樣采用全新的管理模式進行檔案管理，是相關單位在加強專業信息化檔案管理團隊建設過程中需要著重思考的問題。為切實提高工作人員的信息化水平，相關單位可以根據自身工作模式和檔案管理信息化建設需求制定對應的培訓機制，引進相關技術人才對現有工作人員進行系統化的培訓，在提高工作人員信息化水平的同時，增加其知識儲備。另外，還可以舉辦技術交流會，讓不同單位的工作人員進行溝通交流，相互借鑒，提高自身的專業水平。單位內部還可以開設線上學習課程，方便工作人員隨時隨地進行學習，從而打造一支高素養、高水平的事業單位檔案管理人才隊伍。

　　健全信息化檔案管理法律體系

　　雖然當前事業單位檔案管理信息化建設正在全面進行，但是針對此項建設工作的相關法律體系和規章制度卻不是很完善。相關法律體系和規章制度是檔案管理信息化建設的重要保障，相關單位要引起高度重視，并積極制定具有針對性的規章制度，確保后續信息化檔案管理工作有章可依。在制定相關規章制度前，要對不同地區進行調查分析，掌握事業單位檔案管理工作的具體特點和實際要求，從而為制度的完善提供參考，同時保障規章制度的內容有較強的針對性。另外，還要對工作人員的基本義務和相關責任作出明確規定。在全新制度落實前，可以先選擇部分地區進行試用，根據反饋對制度進行優化和調整。

　　綜上所述，面對檔案管理信息化建設的必然趨勢，相關事業單位務必要提高對此項工作的重視程度，積極高效地解決現存問題。事業單位要基于現實角度和未來發展方向構建完善的檔案管理體系，搭建與之匹配的檔案管理信息化系統平臺，優化系統內部各項功能，滿足其日常工作需求。除此之外，還要構建信息安全監控機制，保障各種檔案信息傳輸、錄入的安全性，提高檔案管理人員的信息化水平和專業水平，使其在發現問題時能夠第一時間作出應對，進而推動事業單位檔案管理質量和效率的提高。

參考文獻（略）

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