試論新時期如何開展人事檔案管理工作
人事檔案，是在人事管理活動過程中形成的，經單位審核認可的，記載職工個人身份、思想品德、學識能力、工作業績、工資待遇等事項的文字或表格，是反映職工德、能、勤、績、廉綜合情況的真實材料。人事檔案必須經組織人事部門鑒定認可，分人立卷，統一保管，具有真實性、動態性、準確性、完整性、專屬性、保密性的特點。
按照身份劃分，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案等類型。軍人檔案由軍隊人事部門管理；學生檔案由學生工作部門管理；工人檔案由勞資部門管理；干部檔案有組織人事部門管理，干部檔案又細分為管理干部檔案、專業技術干部檔案。
2018年11月20日，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，規定人事檔案的內容包括以下十大類：第一類，履歷類材料；第二類，自傳、思想類材料；第三類，考核考察鑒定材料；第四類，學歷學位、專業技術職務職稱評聘、學術評鑒、教育培訓類材料；第五類，政審、審計、審核類材料；第六類，黨團、民主黨派類材料；第七類，表彰獎勵類材料；第八類，違規違紀違法處理處分類材料；第九類，工資、任免、轉業、離退休、退職、出國考察、會議代表類材料；第十類，其他可供組織參考的材料。
人事檔案是記錄職工成長經歷、社會關系、工作成績、工作能力、業務特長和獎懲等情況的重要信息，是單位身份認定、選人用人、職稱評聘及辦理離退休手續的重要憑證，是記錄工齡、職務、工資，辦理養老保險、醫療保險等待遇的重要依據。
二、如何收集管理人事檔案開展人事檔案管理，應主動收集、認真審核鑒別，科學分類立卷、安全保管，進而有效利用，下面分別加以介紹。
（一）收集材料。把握“五一”表彰、“五四”表彰、“七一”表彰、年終考核評優、職稱評聘、換屆選舉、干部交流換崗、黨代會、人代會、黨員發展等時間節點，聯系相關部門，列出清單主動收集，及時收集，做到應歸盡歸，并建立材料交接記錄。
（二）分類排序。對收集到的原始材料，先要認真審核鑒定，再進行分類排序。第一至第三類、第七類、第十類，一般按時間先后順序排列。第五類、第八類材料，按主次關系排列，上級批復、結論或處分決定放在前面，本人意見、調查報告、證明材料、本人檢討、交代材料等在后。第六類材料，按以下順序排列：入團志愿書、入團申請書、退團材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表，加入其他黨派材料等。第四類、第九類材料，屬于混合材料，先按材料的性質分小類，每一小類再按時間先后順序依次排列即可。
（三）編號分卷。分類排序結束，給材料編寫檔
號，通常由分類號+份次號組成，標注在每份檔案材料的右上角。比如1-1是指第一類的第一份履歷材料，3-1是指第三類的第一份考核材料，依次類推。同時，對每一份材料用鉛筆逐頁編寫頁碼，單頁標注在檔案材料的右下角，雙頁標注在左下角。編號結束，按照檔號順序分成體量大小合適的若干卷。
（四）制作目錄。檔案目錄應標明材料的類號、材料題名、形成時間、頁碼、份數、備注等信息，每一類目錄后面預留適當空隙，一般每一類占1頁，第四類、第九類可占2頁，以備后續填充。
（五）裝訂歸檔。拆除檔案材料上的金屬器物，按照頁碼排好順序，制作卷皮，目錄在上，正文在下，核對無誤后打孔裝訂成卷。裝盒存檔，在檔案盒上標注姓名、編號。中層干部、高級技術職稱人員的歸檔材料，一般經單位領導、組織人事部門審核后歸檔。基層管理人員、中級以下技術干部歸檔材料，經所在部門領導、組織人事部門審核后歸案。
（六）安全管理。影響檔案材料保存使用壽命的因素比較多，主要有環境溫度、濕度、磁場、光照、空氣中的有害氣體、灰塵顆粒以及霉菌微生物等。城鄉建設環境保護部和國家檔案局制定的《檔案館建筑設計標準》規定，比較適宜的庫房環境溫度為14℃～24℃，濕度40％～60％，可有效抑制霉菌滋生，防止紙張脆化；光照強度為50～300勒克斯，可有效減輕紫外線破壞，字跡褪色、紙張老化。因此，要加強技術防護，做好檔案防火、防潮、防蛀、防光照、防高溫、防氧化污染、防塵、防盜等安全工作。
三、人事檔案數字化管理建設
經過簽名或帶有電子公章的電子文檔與紙質文件具有同等的法律效力、價值性、憑證性、知識性。2021年1月1日起施行的新《檔案法》明確規定：檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。可見，數字化檔案館建設勢在必行，雙套制檔案的收集整理、保存利用，是今后一個時期的發展方向。
（一）庫存檔案數字化。檔案管理部門要投入一定人力、物力、財力對館藏10大類人事檔案的紙質材料進行數字化掃描處理，然后導入電子檔案管理系統。
（二）后續歸檔文件電子化。在當前一個時期內，從穩妥考慮，實行紙質檔案和電子檔案雙軌制歸檔。待時機成熟后，過渡到實行電子文件的單套制歸檔與管理。
（三）電子檔案的分類組卷與編號著錄。電子檔案的分類、組卷、編號方法，參照文章第2個標題的內容進行。與紙質檔案所不同的是：電子檔案只有卷和件的概念，用計算機程序立卷，省去了人工裝訂裝盒、打印案卷目錄、文件目錄、備考表的工作。從安全性考慮，電子檔案材料至少要制作3套；一份用于日常使用，另兩份備份存儲。
（四）開發設計或購買成熟的檔案管理系統。電子檔案管理系統的架構一般應包括用戶管理（賬號、密碼、權限設置），系統配置（數據字典編輯、案卷、文件模版配置），資源管理（電子簽章、數據著錄、批量導入、數據上傳、預覽、修改、刪除、跨部門入檔），檔案利用（利用申請、身份證識別、人臉識別，查詢、瀏覽、下載、遮擋打印，轉出記錄、轉入記錄、檔案回執、導出excel表格、遠程數據共享等），數據統計（館藏統計、利用統計、統計報表），系統安全（登錄日志、狀態監控、密碼重置、數據備份），常用下載（工作流程、常用表格）等幾部分。
（五）電子文件新格式應用。2021年10月1日，國家標準化委員會正式頒布實施gb/t39784-2021《電子檔案管理系統通用功能要求》，明確要求電子文件格式采用開放版式文檔ofd格式。國務院辦公廳、中央網信辦也先后出臺相關文件，推廣ofd格式文件在國家電子政務系統中的應用。從保密安全角度考慮，相信在不久的將來，無論是政府、單位的公文制作和電子檔案管理系統，必將以ofd格式文件取代美國標準的pdf格式文件。
四、應當遵循的原則和注意事項
人事檔案管理，為歷代統治階級所重視。從西周時期“薦書”，到漢魏晉時期的“舉孝廉”，以及隋唐以降的科舉考試、官吏考銓，無不記錄著選拔錄用人員的姓名、年齡，籍貫、家庭情況、個人履歷、學識、品行、相貌、政績、特長等內容。中國特色社會主義新時代人事檔案管理工作具有鮮明的政治性、專業性、法規性、服務性、保密性，必須遵守黨管干部、黨管人才原則，依法依規、全面從嚴原則，分級負責、集中管理原則，真實準確、完整規范原則，方便利用、安全保密原則。實際工作中，還應注意下述事項。
（一）建立健全管理體制和規章制度。尤其是崗位職責、歸檔制度、查閱審批登記制度、工作日志等，統一集中管理人事檔案，化零散為系統，化雜亂為集中，嚴禁個人私自保管、攜帶人事檔案。
（二）要先審核，后歸檔。學生證、畢業證、準考證、入學通知書、會員證、職業資格證、護照、獎狀獎章、勛章、任命書等不屬于歸檔范圍；文書材料、訴訟材料、來往信函不歸入人事檔案。對觀點不明確、表述不準確、內容不完整、未經簽名或蓋章的無效材料，以及未經核實的舉報材料，不能存入人事檔案。
（三）堅持檔隨人走，嚴禁私自保存、復制人事檔案。轉入、轉出人事檔案要有記錄、并及時填寫反饋回執單；轉遞人事檔案要走機要渠道，不得通過郵政掛號信件、快遞包裹投遞。查閱利用檔案，要先審批后查閱，并進行查閱登記。嚴禁擅自公開、泄露人事檔案內容，禁止查閱本人及親屬的檔案。
（四）加強干部三齡兩歷一身份審核鑒定。選人用人堅持公平正義，用真實材料說話。嚴禁偽造、篡改、擅自銷毀檔案材料，嚴禁私自撤換、添加、抽取、扣留、出賣人事檔案，嚴禁違規接收、轉遞、查閱人事檔案。
（五）分放類別要求。因公出國材料放在第九類，因私出國材料放在第五類。大中專畢業生報到證（或派遣證，今后取消），體檢表、離婚判決書、傷殘鑒定報告、人事仲裁書、悼詞訃告、非正常死亡調查報告等放在第十類。
2020年5月份前后，習近平總書記綜合分析研判國際、國內形勢，在不同場合多次提出加快構建新發展格局的思想理念，并于2021年正式寫入國家“十四五”發展規劃。各級各單位檔案工作者應當充分把握當前階段新發展格局理念，積極融入黨和政府提出的國內國際雙重發展新格局，挖掘好、管理好、保護好、利用好檔案資源，積極為黨和國家工作大局服務，為人民群眾服務。
參考文獻（略）
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